Mit der Übertragung Ihrer Rechnung mittels PDF sichern Sie sich neben Kosteneinsparungen auch eine schnellere Übertragung der Daten. Darüber hinaus unterstützen Sie uns bei der Optimierung der Bearbeitung Ihrer Rechnungen.
E-Billing / Rechnungsversand als PDF
Anmeldung zum E-Billing Verfahren:
Prozess
Der E-Billing Prozess ist nach der Anmeldung unkompliziert: Senden Sie uns Ihre Rechnung als PDF per Mail an die angegebene Mailadresse.
Alles weitere erledigt das System.
Was ist zu tun?
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Senden Sie uns eine E-Mail an einkauf-pxtl@phoenix-testlab.de: Nutzen Sie dafür einfach unten angehängte Vorlage (Button "Zu E-Billing anmelden" drücken).
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Download und Archivierung des Zustimmungsschreibens
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Circa 24 Stunden nach Versand Ihrer E-Mail an uns, können Sie Ihre Rechnungen per E-Mail einreichen.
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Empfangsadresse für Rechnungen an Phoenix Testlab: invoice24@phoenixcontact.com
Bitte beachten sie unbedingt die Anforderung ans E-Billing Verfahren:
- Verpflichtung, die uns zugestellten Rechnungen bei sich zu archivieren (Gesetzgebung).
- Angabe einer oder mehrerer, möglichst zentraler und nicht-personengebundener E-Mail-Adressen, von derer aus Sie die Rechnungen an uns versenden. Rechnungen, die über andere E-Mail-Adressen versendet werden, können nicht weiter verarbeitet werden. Nur die in der E-Mail angemeldeten E-Mail-Adressen werden dafür freigeschaltet
- Ausschließliche Verwendung des zulässigen Rechnungsformats.
- PDF-Dokument als E-Mail-Anhang.
- In einem PDF darf nur eine Rechnung enthalten sein.
- Wenn vorhanden die Angabe der Bestellnummer
- Wir akzeptieren per E-Billing keine Rechnungen, auf denen General Sales Tax und sonstige transaktionsbezogene Steuern, die keine deutsche Umsatzsteuer darstellen, berechnet werden.
- Einhaltung nationaler rechtlicher Rahmenbedingungen zum Versand elektronischer Rechnungen.
- Bitte keine gescannten Belege senden. Die PDF-Datei ist direkt aus dem Quellprogramm (ERP, Excel, Word.) über die Druckfunktion zu erstellen.
- Dateityp: Es werden nur unverschlüsselte Dokumente mit der Dateiendung .pdf akzeptiert und verarbeitet.
- Dateiname: Keine Sonderzeichen (\ / : * ? „ < > |)
- Dateigröße: Maximal 50 MB pro PDF-Datei