E-Billing / Rechnungsversand als PDF

Anmeldung zum E-Billing Verfahren:

Mit der Übertragung Ihrer Rechnung mittels PDF sichern Sie sich neben Kosteneinsparungen auch eine schnellere Übertragung der Daten und tragen zum Umweltschutz bei. Darüber hinaus unterstützen Sie uns bei der Optimierung der Bearbeitung Ihrer Rechnungen.

Prozess

Der E-Billing Prozess ist nach der Anmeldung unkompliziert: Senden Sie uns Ihre Rechnung als PDF per Mail an die angegebene Mailadresse.
Alles weitere erledigt das System.

Was ist zu tun?

  1. Senden Sie uns eine E-Mail an einkauf-pxtl@phoenix-testlab.de: Nutzen Sie dafür einfach unten angehängte Vorlage (Button "Zu E-Billing anmelden" drücken).

  2. Download und Archivierung des Zustimmungsschreibens

  3. Circa 24 Stunden nach Versand Ihrer E-Mail an uns, können Sie Ihre Rechnungen per E-Mail einreichen.

  4. Empfangsadresse für Rechnungen an Phoenix Testlab: invoice24@phoenixcontact.com

Bitte beachten sie unbedingt die Anforderung ans E-Billing Verfahren:

  • Verpflichtung, die uns zugestellten Rechnungen bei sich zu archivieren (Gesetzgebung).
  • Angabe einer oder mehrerer, möglichst zentraler und nicht-personengebundener E-Mail-Adressen, von derer aus Sie die Rechnungen an uns versenden. Rechnungen, die über andere E-Mail-Adressen versendet werden, können nicht weiter verarbeitet werden. Nur die in der E-Mail angemeldeten E-Mail-Adressen werden dafür freigeschaltet
  • Ausschließliche Verwendung des zulässigen Rechnungsformats.
    • PDF-Dokument als E-Mail-Anhang.
    • In einem PDF darf nur eine Rechnung enthalten sein.
    • Wenn vorhanden die Angabe der Bestellnummer
    • Wir akzeptieren per E-Billing keine Rechnungen, auf denen General Sales Tax und sonstige transaktionsbezogene Steuern, die keine deutsche Umsatzsteuer darstellen, berechnet werden.
    • Einhaltung nationaler rechtlicher Rahmenbedingungen zum Versand elektronischer Rechnungen.
    • Bitte keine gescannten Belege senden. Die PDF-Datei ist direkt aus dem Quellprogramm (ERP, Excel, Word.) über die Druckfunktion zu erstellen.
  • Dateityp: Es werden nur unverschlüsselte Dokumente mit der Dateiendung .pdf akzeptiert und verarbeitet.
  • Dateiname: Keine Sonderzeichen (\ / : * ? „ < > |)
  • Dateigröße: Maximal 50 MB pro PDF-Datei